Séminaire à distance

Le début de la pandémie a marqué un tournant dans notre vie. Télétravail, confinement, couvre-feu… L’organisation d’événements d’entreprise n’a pas été épargnée. Il a fallu avoir de nouvelles idées pour communiquer et passer à l’événement à distance tout en respectant les gestes barrières : Skype, Teams, Jitsy, Zoom, vous les utilisez probablement déjà !

Vous allez voir ici comment ces outils peuvent servir à organiser des séminaires à distance…

Le séminaire d’entreprise : pourquoi c’est vital pour vos équipes ?

Le séminaire d’entreprise, dans les conditions habituelles, permet de se retrouver dans un endroit qui change de l’espace de travail pour échanger, (re)motiver ou former ses collaborateurs, diffuser les valeurs de son entreprise…

Ce moment permet aux équipes de sortir de leur quotidien professionnel, découvrir leurs collègues d’une autre manière, laisser de côté la hiérarchie, faire ressortir leur sentiment d’appartenance et les motiver à bloc pour réussir d’autres projets qui les attendent. Le séminaire d’entreprise renforce la cohésion d’équipe et donne une vision globale des actions réalisées, de la stratégie de l’entreprise et de la direction dans laquelle elle se dirige. Ce moment est reconnu comme étant un outil managérial et de communication à ne pas négliger.

Les séminaires incentive à l’étranger et les regroupements de nombreuses personnes plus simplement, ne sont pas facilités à ce jour et ce pour une durée indéterminée. Nous vous proposons donc de réaliser ce type d’événement à distance dans le respect des consignes de sécurité.

Le séminaire à distance : comment l’organiser ?

De nos jours et dans notre pays, la population a globalement un accès convenable à Internet, il est donc plutôt facile d’organiser un séminaire à distance.

La première question à se poser est l’objectif que doit atteindre le séminaire à distance. Motiver vos équipes, les récompenser, accueillir un nouveau salarié, diffuser un message, célébrer le lancement d’un produit… L’objectif doit être clair dans votre esprit. L’organisation de l’événement n’en sera que plus simple. Vous axerez vos prises de paroles et activités autour de ce but.

Ensuite, il faudra choisir la durée de l’événement : journée ou demi-journée d’étude, plusieurs jours, à vous de voir ce qui convient en fonction de vos besoins et envies.

Vous pourrez également décider d’intégrer des activités de team building, réalisables également lors de votre séminaire à distance. Escape game, cours de sport, quiz… il y en a pour tous les goûts !

Il faudra définir aussi les détails plus techniques, utilisation ou non d’un studio, situation géographique des participants (en petits groupes ou seuls), heure convenant à différentes parties du monde…

Ces décisions pourront être prises en consultant vos collaborateurs afin de connaître leurs préférences, attention

tout de même à ne pas trop leur en dire pour garder de la surprise lors du séminaire à distance.

Il sera important que les personnes s’exprimant devant la caméra soient à l’aise avec la prise de parole en public mais aussi avec les outils numériques. Cela permettra des échanges fluides et agréables pour tous les participants.

L’information suivante peut paraître négligeable mais elle a son importance. Elle concerne la façon de s’habiller des speakers : une chemise à lignes par exemple perturbera l’œil du spectateur à cause des effets causés par la captation, attention donc aux vêtements portés le jour du séminaire.

Il sera important de penser également à la partie communication. Avant l’événement, il s’agira de l’envoi de mails d’invitation et du lien de connexion aux participants, des explications d’utilisation de la plateforme choisie pour le séminaire, de rappel quelques jours avant. Après l’événement, vous pourrez envoyer un compte-rendu, des photos (captures d’écran) et/ou rediffuser le séminaire pour les absents…

Le séminaire à distance étant généralement moins onéreux que sa version physique, il serait dommage de ne pas en profiter pendant cette période compliquée.

Le séminaire à distance : quelles sont les solutions proposées ?

Parmi les solutions que nous proposons, vous pourrez organiser votre séminaire dans un studio. Vous serez alors comme un présentateur de télévision !

Ce type de lieu vous permettra de filmer un ou plusieurs intervenant(s) et de présenter des graphiques, photos et vidéos, le tout diffusé en direct sur une plateforme de visioconférence et/ou en streaming sur YouTube, Facebook, votre site Internet…

L’avantage de l’utilisation d’un studio est qu’il rend très professionnel le séminaire à distance grâce à son matériel de qualité (caméra, écrans, éclairages…). Sur place, une régie pourra coordonner les lumières, le lancement des vidéos, jingles, musiques…

Les plateformes de visioconférence peuvent vous permettre de rendre très dynamique cet événement : jingles, compte à rebours, questions/réponses, sondages… Elles ont aussi les avantages de pouvoir faire participer des milliers de personnes de manière simultanée et de vous offrir la possibilité de personnaliser, à l’image de votre société, vos invitations ou encore les fonds d’écran (derrière les participants) lors de l’événement.

Dans le cas ou des informations confidentielles et propres à votre entreprise seraient mentionnées lors de la captation, nous veillerons à respecter votre choix de plateforme et assurerons la sécurité de vos données.

Quel est l’accompagnement assuré par Event Finder ?

Avant l’événement, notre équipe de chefs de projet vous accompagnera pour organiser sur-mesure votre séminaire à distance (lieu, durée, personnalisation…).

Nous serons à l’écoute de vos besoins et de vos questions techniques, par exemple en élaborant le conducteur à suivre le jour J et en réalisant des essais avec vous sur le lieu de tournage ou en testant la ou les plateforme(s) utilisée(s).

Notre équipe pourra être présente aussi le jour de votre événement pour s’assurer que tout se passe comme convenu et saura réagir en cas d’éventuel imprévu (matériel supplémentaires et solutions réfléchies à l’avance).

Quel est le matériel nécessaire ?

C’est très simple, les participants n’auront besoin que de très peu d’équipement pour assister au séminaire : un ordinateur, un micro s’ils prendront la parole, des écouteurs pour plus de confort, une connexion Internet et c’est tout. Attention aux smartphones et aux tablettes qui peuvent ne pas correspondre aux besoins techniques de l’événement.

Nous vous avons convaincu.e ? Découvrez en détails nos solutions de séminaire à distance.