Selon l’étude ANAE 2011, l’organisation de réunion et de congrès représente 12% de la répartition des investissement marketing et communication dans l’industrie du médicament… C’est dire le point accorder et l’importance de la réunion professionnelle, sous toutes ces formes (organisation de séminaire, de colloque, événement professionnel …)
Objectifs de la réunion
Il existe de très nombreuses raisons de se réunir : débattre d’un sujet, entériner une décision, échanger sur un point, résoudre un conflit, partager des résultats financiers, parler des stratégies futures… Quelques exemples du monde corporate : séminaire de direction, réunion des commerciaux, lancement de produit, réunion de cohésion…
Dans tous les cas, les mêmes règles s’appliquent : il faut inviter les bonnes personnes dans un endroit répondant à la problématique, sur une durée acceptable pour tous les parties, afin que la réunion soit productive.
Les trucs et astuces des organisateurs de réunion
Tous les organisateurs de séminaires et de réunion vous le diront : le diable se cache dans les détails. Il faut donc prêter attention à tout ce qui va rentrer en interaction avec vos collaborateurs. Quelques exemples :
Le mobilier et en particulier les chaises
Elles sont fondamentales pour que la réunion se déroule dans des conditions normales. En fonction du type de réunion que vous organisez, vous choisirez des types de chaises différentes.
Dans le cas d’une convention de plusieurs jours, vous opterez surement pour un auditorium avec des assises dignes des meilleurs cinémas. Si c’est une réunion de quelques heures, vous pouvez vous orienter vers un modèle plus « dur », sans toutefois tomber dans l’erreur de prendre des chaises pliantes bas de gamme, trop inconfortable…
La lumière du jour
Les organisateurs de réunion le savent : il ne faut pas un trop beau panorama de peur de déconcentrer les invités. Toutefois, il ne faut pas tomber dans l’excès inverse non plus. La lumière du jour est fortement appréciée par les participants…donc n’hésitez pas à vous orienter sur ces salles de réunion qui le propose
La proximité de la restauration
Parfois intégré dans les lieux événementiels, il arrive que vous deviez sortir pour faire manger vos collaborateurs… Cela peut permettre de se décontracter, mais cela peut également vous faire perdre beaucoup de temps et mettre en péril votre agenda. Vérifiez bien au préalable que le restaurant est habité à gérer des groupes d’entreprises et réussira à servir dans le temps imparti.
Facilitez votre organisation de réunion avec Event Finder
Event Finder a mis en place un service de mise en relation entre les lieux de réunion et les clients corporate. Ainsi, Event Finder vous conseille sur les lieux de séminaires ou de réunions répondant le mieux à votre demande : salle de réunion classique à la défense ou lieu totalement atypique comme cette cet espace de réunion contemporain pour une réunion commerciale ou encore ce grand pavillon à l’Etoile pour toute la société.
